KI-Meeting-Assistenten im Vergleich: Otter, Fireflies, tl;dv oder gleich Copilot?

Dieser Beitrag ist ein Überblick auf Grundlage von Anbieterangaben, Dokumentation und öffentlich zugänglichen Berichten, kein benoteter Test aus eigener Hand. Preise und Funktionen ändern sich schnell; maßgeblich sind die Angaben des Anbieters. Benotet wird nur, was wir selbst über Wochen im Einsatz hatten: diese Werkzeuge stehen unter KI-Tools im Vergleich.

Was die Werkzeuge tun, und wo sie sich irren

Alle hier besprochenen Assistenten arbeiten nach demselben Muster: Ein Teilnehmer, meist ein Bot mit eigenem Namen, tritt der Videokonferenz bei, erzeugt ein Transkript mit Sprecherzuordnung und fasst es anschließend zusammen. Dazu kommen eine Liste von Aufgaben, oft mit Zuständigen, und ein Suchfeld, mit dem man das Gespräch nachträglich befragen kann.

Die Transkription ist inzwischen gut, aber nicht fehlerfrei. Typische Schwachstellen sind Eigennamen, Firmennamen und Fachbegriffe, die das Modell in ein bekanntes Wort umbiegt, sowie Momente, in denen mehrere Personen gleichzeitig sprechen. Deutsche Meetings mit englischen Einsprengseln sind ein eigener Fall: Fast alle Werkzeuge erwarten eine Sprache pro Gespräch und stolpern beim Wechsel.

Die Zusammenfassung erbt diese Fehler und fügt eigene hinzu: Ironie wird wörtlich genommen, eine beiläufige Idee wird zur Entscheidung, ein Widerspruch am Rand fällt weg. Wer das Protokoll ungelesen verschickt, verschickt also gelegentlich Beschlüsse, die niemand gefasst hat.

Otter, Fireflies, tl;dv: drei Bots im Vergleich

Otter.ai ist der älteste der drei Dienste und stark auf den englischen Sprachraum ausgerichtet. Deutsch wird nach Anbieterangaben transkribiert, allerdings nur als eine von wenigen Sprachen und nur eine pro Gespräch. Die Daten liegen nach eigenen Angaben in den USA. Preislich beginnt die Pro-Stufe bei rund 17 US-Dollar im Monat, im Jahresabo deutlich günstiger; Business liegt bei 20 bis 30 US-Dollar je Nutzer, Stand September 2026.

Fireflies.ai wirbt mit über 100 Sprachen und automatischer Spracherkennung, einem Mehrsprachenmodus in den höheren Stufen und sehr vielen Anbindungen an CRM- und Projektwerkzeuge. Pro kostet nach Anbieterangaben rund 10 US-Dollar je Nutzer und Monat im Jahresabo, Business rund 19, monatlich jeweils spürbar mehr. Verarbeitet wird in den USA; eine Speicherung in der EU bietet Fireflies nur in der Enterprise-Stufe an, und auch dann findet die Verarbeitung weiterhin in den USA statt.

tl;dv kommt von einer GmbH aus Aachen, hostet nach eigenen Angaben auf europäischen Servern und lässt die KI-Verarbeitung je nach Einstellung in der EU oder in den USA laufen. Das ist für deutsche Teams der interessanteste Punkt, den man aber in den Einstellungen tatsächlich prüfen sollte. Die Gratisstufe ist nutzbar, aber eng begrenzt; Pro liegt nach Anbieterangaben bei rund 18 US-Dollar je Nutzer und Monat im Jahresabo, die auf Vertrieb ausgerichtete Business-Stufe bei rund 59.

Die eingebauten Funktionen: Copilot in Teams, Gemini in Meet

Wer ohnehin Microsoft 365 nutzt, bekommt mit Copilot in Teams Zusammenfassung, Aufgabenliste und Rückfragen an das Gespräch ohne zusätzlichen Bot. Voraussetzung ist die Copilot-Lizenz, nach Anbieterangaben rund 30 US-Dollar je Nutzer und Monat im Jahresabo, für Unternehmen bis 300 Plätze eine günstigere Business-Variante um 20 US-Dollar. Die Nachbereitung nach dem Termin funktioniert nur, wenn die Transkription eingeschaltet war; ein Modus „nur während der Besprechung“ arbeitet mit Sprachdaten, die nach dem Termin nicht gespeichert werden.

Der eigentliche Vorteil liegt in der Verwaltung: Administratoren legen per Richtlinie fest, ob und wie Copilot in Besprechungen erlaubt ist, die Transkripte bleiben im bestehenden Microsoft-Mandanten, und der Auftragsverarbeitungsvertrag ist der, den das Unternehmen schon hat. Microsoft nennt für Copilot die EU-Datengrenze, allerdings mit Ausnahmen, die man im Vertragswerk nachlesen sollte.

Google löst es ähnlich: In den Workspace-Stufen ab Business Standard, nach Anbieterangaben rund 14 US-Dollar je Nutzer und Monat im Jahresabo, ist Gemini enthalten, und die Funktion „Notizen für mich erstellen“ schreibt ein Protokoll in den Drive-Ordner des Organisators. Alle Teilnehmer sehen ein Symbol, sobald mitgeschrieben wird. Deutsch wird unterstützt, aber nur eine Sprache pro Termin.

Die Rechtslage: § 201 StGB, Einwilligung, DSGVO

Deutschland ist hier strenger als die USA, aus denen die meisten Werkzeuge stammen. § 201 StGB stellt unter Strafe, das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen ohne Befugnis aufzunehmen oder eine solche Aufnahme zu verwenden, mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. Eine Videokonferenz ist ein nichtöffentliches Gespräch. Befugt ist die Aufnahme, wenn alle Teilnehmer vorher wissen, was passiert, und zustimmen; wer nur im Termin bleibt, hat damit nicht eingewilligt.

Ob ein reines Live-Transkript ohne Tonspeicherung überhaupt eine Aufnahme im Sinne der Vorschrift ist, wird unter Juristen unterschiedlich beurteilt. In der Praxis hilft das wenig: Die meisten Werkzeuge speichern Ton zumindest zwischen, und die Datenschutzaufsicht verlangt für Aufzeichnungen von Videokonferenzen regelmäßig eine gesonderte Einwilligung. Planen Sie also mit ausdrücklicher Zustimmung aller, auch der externen Teilnehmer, und dokumentieren Sie sie.

Dazu kommt die DSGVO: Transkript, Zusammenfassung und Sprecherzuordnung sind personenbezogene Daten. Sie brauchen eine Rechtsgrundlage, eine Information der Betroffenen nach Artikel 13, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, einen geklärten Verarbeitungsort und eine Löschfrist. Und wo ein Betriebsrat besteht, ist ein Werkzeug, das Aussagen einzelnen Mitarbeitenden zuordnet, mitbestimmungspflichtig. Die Prüfreihenfolge steht in unserem Beitrag zu KI-Tools und DSGVO.

Regeln, die Sie vorher aufschreiben sollten

Ein Satz in der Einladung genügt für den Anfang: Der Termin wird transkribiert, mit welchem Werkzeug, wofür, und wer Einwände hat, meldet sich vorab. Zu Beginn des Gesprächs wird das wiederholt, und der Bot trägt einen Namen, der ihn als Bot erkennbar macht. Bei externen Teilnehmern, insbesondere bei Bewerbungs-, Kunden- oder Beratungsgesprächen, gilt: im Zweifel ohne.

Legen Sie fest, wer einen Assistenten starten darf, wie lange Aufzeichnungen bleiben, wo sie liegen und wer das Protokoll liest, bevor es verschickt wird. Personalgespräche, Gesundheitsthemen und alles mit Anwaltsbezug gehören auf eine Ausschlussliste. Wie man solche Regeln knapp hält, beschreibt unser Leitfaden zur Auswahl von KI-Tools.

Für die Nachbearbeitung reicht oft ein allgemeiner Assistent: Das rohe Transkript in Claude oder ChatGPT geben und nach Beschlüssen, offenen Fragen und Zuständigen sortieren lassen, liefert häufig ein besseres Protokoll als die eingebaute Zusammenfassung. Wer Protokolle in Notion ablegt, kann das mit Notion AI direkt dort erledigen; für die englische Fassung an ausländische Partner ist DeepL die verlässlichere Wahl als die Übersetzungsfunktion der Meeting-Werkzeuge.

Für wen sich ein KI-Meeting-Assistent lohnt

Für Teams mit vielen internen Terminen, in denen bisher niemand Protokoll führt, ist der Nutzen unmittelbar: Entscheidungen werden nachlesbar, Aufgaben gehen nicht mehr verloren, Abwesende können nachlesen statt nachfragen. Wer schon in Microsoft 365 oder Google Workspace arbeitet, sollte mit der eingebauten Funktion beginnen. Sie ist bereits vertraglich abgedeckt, zentral steuerbar und für alle Teilnehmer sichtbar, was die Einwilligung erheblich vereinfacht.

Ein separater Dienst lohnt sich, wenn die Suite fehlt, wenn viele Termine auf fremden Plattformen stattfinden oder wenn Vertriebsfunktionen wie CRM-Anbindung und Gesprächsauswertung gebraucht werden. Dann steht tl;dv wegen der europäischen Hosting-Option auf der kurzen Liste, Fireflies wegen der Sprachbreite und der Integrationen. Otter bleibt vor allem für englischsprachige Teams interessant.

Nicht geeignet sind diese Werkzeuge für Gespräche, in denen Vertraulichkeit der eigentliche Zweck ist: Personalgespräche, Mediation, Gespräche mit Mandanten oder Patienten. Und für Teams, die keine Zeit haben, das Protokoll vor dem Versand zu lesen, ist ein Assistent kein Zeitgewinn, sondern ein Risiko.

Kurzfassung: Copilot in Teams oder Gemini in Meet sind für die meisten Unternehmen die einfachste Wahl, weil Vertrag, Verwaltung und Sichtbarkeit schon da sind. Unter den separaten Diensten hat tl;dv die beste Datenlage für Europa, Fireflies die größte Sprachbreite. In jedem Fall: alle Teilnehmer vorher informieren, Zustimmung einholen, Protokoll vor dem Versand lesen.